Компанія або ФОП планує припинити трудові відносини з працівником. До підготовки наказу потрібно визначити правову підставу, зібрати документи та перевірити процедуру. Помилка на одному з цих етапів може стати причиною трудового спору, навіть якщо керівник вважає своє рішення обґрунтованим.
Нижче — перелік для роботодавця, який допоможе підготувати матеріали для правового аналізу. Конкретний порядок залежить від підстави звільнення, умов трудових відносин і гарантій працівника.
Спочатку визначте підставу звільнення
Угода сторін, звільнення за власним бажанням працівника та розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця — різні підстави з різними передумовами. Їх не варто підміняти одна одною лише тому, що певний шаблон наказу зручніший.
Зіставте обставини з відповідною нормою Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII. Для різних ситуацій застосовують, зокрема, статті 36, 38–41; для окремих видів трудових відносин і категорій працівників діють спеціальні правила. [1]
У робочій папці варто окремо зазначити: що сталося, яку підставу розглядає роботодавець та якими документами можна підтвердити її застосування. Якщо підтверджень бракує, це питання потрібно вирішувати до підписання наказу.
Зберіть документи під конкретну ситуацію
Єдиного набору документів для всіх звільнень немає. Почніть із трудового договору, наказу про прийняття на роботу, посадової інструкції та матеріалів, пов’язаних із причиною припинення відносин.
| Ситуація | Що перевірити й підготувати для аналізу |
|---|---|
| Угода сторін або заява працівника | Текст волевиявлення, дату отримання, погоджену чи заявлену дату, подальше листування |
| Скорочення | Документи про зміни в організації роботи, штат, попередження, переважне право та пропонування іншої роботи — за застосовною процедурою |
| Порушення трудової дисципліни | Зміст обов’язку, матеріали про порушення, пояснення, хронологію та попередні стягнення, якщо вони мають значення |
Таблиця допомагає організувати перевірку, але не є вичерпним переліком юридичних умов. Наприклад, під час скорочення потрібно окремо проаналізувати статті 40, 42 і 49-2 Кодексу, включно з передбаченими законом винятками. [1]
Якщо звільнення є дисциплінарним стягненням, перевірте строки його застосування за статтею 148 та вимогу зажадати письмові пояснення за статтею 149. [1] Окремо зафіксуйте, як працівнику передали відповідне звернення та що отримали у відповідь.
Перевірте гарантії та обставини працівника
До остаточного рішення з’ясуйте, чи є обставини, що впливають на допустимість звільнення або порядок його оформлення. Зокрема, перевірте відомості про військову службу, вагітність і сімейні обставини, неповноліття, непрацездатність, відпустку та профспілковий статус.
Для правового аналізу можуть мати значення статті 43, 119, 184, 186-1 і 198 Кодексу. [1] Належність до певної категорії потрібно підтвердити та співвіднести з конкретною підставою звільнення. Висновок не варто робити лише за назвою гарантії або за відсутністю документа в особовій справі.
Окремо врахуйте воєнний стан
Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX змінює окремі правила трудових відносин. Він не створює загального дозволу звільняти працівника без правової підстави та перевірки обставин. [2]
Серед положень статті 5, які потрібно врахувати:
- під час непрацездатності або відпустки звільнення з ініціативи роботодавця допускається з визначенням дати за спеціальним правилом — перший робочий день після їх закінчення; це правило не поширюється на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами й відпустку для догляду за дитиною до трьох років;
- незастосування статті 43 Кодексу має виняток щодо працівників, обраних до профспілкових органів;
- відсутнього працівника, робоче місце якого розташоване на території активних бойових дій, не можна звільнити за пунктом 4 частини першої статті 40 Кодексу — за прогул. [2]
Ці правила потрібно застосовувати разом з іншими нормами, що стосуються конкретного працівника. Дату видання наказу та дату припинення трудових відносин перевіряйте окремо.
Перевірте проєкт наказу та спосіб повідомлення
Зіставте проєкт наказу з документами, на яких він ґрунтується. Перевірте працівника й посаду, формулювання підстави, посилання на норму, дату звільнення, перелік документів та повноваження підписанта.
Підготуйте окремий план передання копії наказу та інших документів працівнику. Визначте доступний і належний спосіб комунікації та збережіть підтвердження. Для електронного обміну під час воєнного стану врахуйте статтю 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», зокрема домовленості сторін і правила використання контактних даних. [2]
Надісланий файл, отриманий документ та ознайомлення працівника не слід автоматично вважати однаковими обставинами. Перевірте, що саме підтверджує наявне листування або повідомлення системи.
Погодьте розрахунок і завершення оформлення
Перевірка наказу має супроводжуватися перевіркою належних виплат. Підготуйте розрахунок зарплати, компенсації за невикористані відпустки та інших сум, зокрема вихідної допомоги, коли для неї є підстави. Відповідні правила містять, зокрема, статті 44 і 83 Кодексу. [1]
Стаття 47 передбачає видачу в день звільнення копії наказу та письмового повідомлення про нараховані й виплачені суми, а також розрахунок у строки статті 116. Загальне правило — виплата в день звільнення. Якщо працівник цього дня не працював, стаття 116 передбачає виплату не пізніше наступного дня після пред’явлення вимоги про розрахунок. За наявності спору про розмір виплат неоспорювану суму потрібно виплатити у встановлений цією статтею строк. [1]
Окремо організуйте передання справ, повернення майна та зміну доступів. Не ставте виплату належних сум у залежність від підписання обхідного листа: строки розрахунку визначає закон. Збережіть копії переданих документів, розрахунки та підтвердження виплат.
Що надати адвокату до видання наказу
Передайте трудовий договір, кадрові накази, документи щодо обраної підстави, листування, відомості про гарантії працівника, проєкт наказу та розрахунок виплат. Додайте коротку хронологію й бажану дату завершення процедури.
Бюро ОПАЛ надає правову допомогу роботодавцям у трудових питаннях: аналізує документи й ризики кадрового рішення, перевіряє або готує проєкти наказів, відповіді працівникам і документи для трудового спору. Обсяг роботи, строки та вартість погоджуємо до початку виконання доручення.
Матеріал має загальний інформаційний характер. Для конкретного звільнення потрібно перевірити застосовну процедуру та чинні норми на дату відповідних дій.
Нормативні джерела
- Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII: статті 36, 38–44, 47, 49-2, 83, 116, 119, 148–149, 184, 186-1, 198.
- Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX: статті 1, 5, 7.