Контрагент надіслав проєкт договору, умови здаються прийнятними, а для початку роботи просять аванс. Перед підписанням варто перевірити не лише текст: хто саме стане стороною договору, хто його підпише та чи узгоджуються отримані документи між собою.
Перевірка контрагента допомагає виявити питання, які потрібно вирішити до платежу або початку виконання. Її результатом має бути зрозуміле рішення щодо документів та умов співпраці. Наявність компанії в реєстрі сама по собі не гарантує, що вона виконає конкретне замовлення.
Встановіть, з ким саме укладаєте договір
Зіставте повне найменування та ідентифікаційні дані сторони в договорі, рахунку й наданих реєстраційних відомостях. Для юридичної особи орієнтуйтеся на код ЄДРПОУ, а не лише на назву чи торговельну марку. Для ФОП потрібно перевірити дані саме підприємця, з яким домовляєтеся.
Якщо переговори веде одна компанія, рахунок виставляє інша, а товар відправляє третя, попросіть пояснити структуру операції. Такі обставини потребують перевірки та належного оформлення, а не припущення, що всі ці особи відповідають одна за одну.
Відомості Єдиного державного реєстру варто зіставляти з документами, актуальними на час підписання. Значення реєстрових даних визначає, зокрема, стаття 10 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань". Порядок і доступний обсяг отримання інформації потрібно враховувати на дату перевірки.
Перевірте повноваження підписанта
Посада в підписі електронного листа ще не пояснює, на якій підставі людина укладає договір від імені компанії. Потрібно встановити, хто підписуватиме документ та чим підтверджуються його повноваження.
Для перевірки підготуйте або запросіть залежно від ситуації:
- Відомості про керівника та обмеження представництва.
- Статут або відомості про застосування модельного статуту та його положення.
- Документ про повноваження представника, якщо підписує не керівник.
- Необхідне корпоративне погодження, якщо воно потрібне для конкретної операції.
За статтею 92 Цивільного кодексу України значення мають також обставини обізнаності іншої сторони про обмеження повноважень. Тому загальну фразу «діє на підставі статуту» варто зіставити з відповідними документами. Потреба в погодженні залежить від виду товариства, законодавства, статуту та характеристик правочину.
Перегляньте спори й інші обставини в контексті майбутньої угоди
У межах доступних офіційних даних перевірте відомості про припинення, неплатоспроможність, судові спори та виконавчі провадження. Для відповідних операцій окремо може знадобитися перевірка ліцензії, дозволу або застосовних в Україні санкційних обмежень.
Важлива не кількість знайдених згадок, а їхній зміст. У судовому спорі контрагент може бути позивачем, який захищає своє право, або відповідачем за ще не доведеною вимогою. Подивіться, про що спір, яка його стадія та чим він завершився. Відомості про провадження також потрібно перевіряти щодо належної особи та їхнього актуального стану.
Якщо пошук нічого не показав або частина інформації недоступна, зафіксуйте цю межу перевірки. Відсутність знайденого запису не варто перетворювати на безумовне підтвердження надійності.
Зіставте результати з умовами договору
Перевірка контрагента перед укладенням договору корисна тоді, коли її результати враховані в самій угоді. Наприклад, залишилися питання щодо повноважень — потрібно отримати документи до підписання. Не визначено, хто прийматиме товар, — варто погодити порядок передання та підтвердження отримання.
Окремо обговоріть:
- Розмір і призначення авансу, його зв’язок із конкретним замовленням.
- Можливість оплати та виконання за етапами, якщо це підходить сторонам.
- Перелік документів про передання, прийняття й розрахунки.
- Порядок перевірки повідомлень про зміну банківських реквізитів.
- Контактних осіб і спосіб обміну юридично значущими повідомленнями.
Зафіксуйте, що перевірили і що залишилося з’ясувати
Збережіть отримані документи, дату перевірки, використані джерела та відповіді контрагента. Окремо складіть перелік невирішених питань: які з них потрібно закрити до підписання, до оплати або до початку робіт.
Обсяг перевірки варто співвідносити із сумою, видом операції та можливими наслідками. Для повторної невеликої поставки й придбання значного активу набір питань може відрізнятися. За тривалої співпраці важливі відомості доцільно оновлювати, зокрема перед істотною зміною умов.
Що підготувати для правового аналізу
Передайте адвокату проєкт договору з додатками, отримані реєстраційні й установчі документи, матеріали щодо підписанта, рахунок і переписку. Коротко поясніть, що купуєте або продаєте, яку суму й коли плануєте платити та які питання викликають сумніви.
Бюро проаналізує надані документи й доступні відомості в погодженому обсязі, пояснить виявлені правові ризики та запропонує зміни до договору або додаткові документи. Обсяг роботи, вартість і строки визначаємо до початку виконання доручення. Перевірка допомагає обґрунтовано погодити умови співпраці, але не є гарантією майбутньої платоспроможності чи виконання зобов’язань контрагентом.
Обговорити перевірку договору та документів контрагента.
Якщо готуєте договір на роботи, також прочитайте що перевірити в договорі підряду. Якщо окремий договір уже не підписали й виникло питання оплати — які документи перевірити для стягнення заборгованості.