Контрагент прислал проект договора, условия кажутся приемлемыми, а для начала работы просят аванс. Перед подписанием стоит проверить не только текст: кто именно станет стороной договора, кто его подпишет и согласуются ли полученные документы между собой.

Проверка контрагента помогает выявить вопросы, которые нужно решить до платежа или начала исполнения. Её результатом должно быть понятное решение о документах и условиях сотрудничества. Наличие компании в реестре само по себе не гарантирует, что она выполнит конкретный заказ.

Установите, с кем именно заключаете договор

Сопоставьте полное наименование и идентификационные данные стороны в договоре, счёте и представленных регистрационных сведениях. Для юридического лица ориентируйтесь на код ЕГРПОУ, а не только на название или торговую марку. Для ФОП нужно проверить данные именно предпринимателя, с которым договариваетесь.

Если переговоры ведёт одна компания, счёт выставляет другая, а товар отправляет третья, попросите объяснить структуру операции. Такие обстоятельства требуют проверки и надлежащего оформления, а не предположения, что все эти лица отвечают друг за друга.

Сведения Единого государственного реестра стоит сопоставлять с документами, актуальными на момент подписания. Значение реестровых данных определяет, в частности, статья 10 Закона Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований». Порядок и доступный объём получения информации нужно учитывать на дату проверки.

Проверьте полномочия подписанта

Должность в подписи электронного письма ещё не объясняет, на каком основании человек заключает договор от имени компании. Нужно установить, кто будет подписывать документ и чем подтверждаются его полномочия.

Для проверки подготовьте или запросите в зависимости от ситуации:

  • Сведения о руководителе и ограничениях представительства.
  • Устав или сведения о применении модельного устава и его положениях.
  • Документ о полномочиях представителя, если подписывает не руководитель.
  • Необходимое корпоративное согласование, если оно требуется для конкретной операции.

По статье 92 Гражданского кодекса Украины значение имеют также обстоятельства осведомлённости другой стороны об ограничениях полномочий. Поэтому общую фразу «действует на основании устава» стоит сопоставить с соответствующими документами. Необходимость согласования зависит от вида общества, законодательства, устава и характеристик сделки.

Рассмотрите споры и другие обстоятельства в контексте будущей сделки

В пределах доступных официальных данных проверьте сведения о прекращении, неплатёжеспособности, судебных спорах и исполнительных производствах. Для соответствующих операций отдельно может понадобиться проверка лицензии, разрешения или применимых в Украине санкционных ограничений.

Важно содержание найденных упоминаний, а не их количество. В судебном споре контрагент может быть истцом, который защищает своё право, или ответчиком по ещё не доказанному требованию. Посмотрите, о чём спор, на какой он стадии и чем завершился. Сведения о производстве также нужно проверять в отношении надлежащего лица и их актуального состояния.

Если поиск ничего не показал или часть информации недоступна, зафиксируйте эту границу проверки. Отсутствие найденной записи не стоит превращать в безусловное подтверждение надёжности.

Сопоставьте результаты с условиями договора

Проверка контрагента при заключении договора полезна тогда, когда её результаты учтены в самой сделке. Например, остались вопросы о полномочиях — нужно получить документы до подписания. Не определено, кто будет принимать товар, — стоит согласовать порядок передачи и подтверждения получения.

Отдельно обсудите:

  • Размер и назначение аванса, его связь с конкретным заказом.
  • Возможность оплаты и исполнения по этапам, если это подходит сторонам.
  • Перечень документов о передаче, принятии и расчётах.
  • Порядок проверки сообщений об изменении банковских реквизитов.
  • Контактных лиц и способ обмена юридически значимыми сообщениями.

Зафиксируйте, что проверили и что осталось выяснить

Сохраните полученные документы, дату проверки, использованные источники и ответы контрагента. Отдельно составьте перечень нерешённых вопросов: какие нужно закрыть до подписания, до оплаты или до начала работ.

Объём проверки стоит соотносить с суммой, видом операции и возможными последствиями. Для повторной небольшой поставки и приобретения значительного актива набор вопросов может отличаться. При длительном сотрудничестве важные сведения целесообразно обновлять, в частности перед существенным изменением условий.

Что подготовить для правового анализа

Передайте адвокату проект договора с приложениями, полученные регистрационные и учредительные документы, материалы о подписанте, счёт и переписку. Коротко объясните, что покупаете или продаёте, какую сумму и когда планируете платить и какие вопросы вызывают сомнения.

Бюро проанализирует представленные документы и доступные сведения в согласованном объёме, объяснит выявленные правовые риски и предложит изменения в договор или дополнительные документы. Объём работы, стоимость и сроки определяем до начала выполнения поручения. Проверка помогает обоснованно согласовать условия сотрудничества, но не является гарантией будущей платёжеспособности или исполнения обязательств контрагентом.

Обсудить проверку договора и документов контрагента.

Если готовите договор на работы, также прочитайте что проверить в договоре подряда. Если отдельный договор уже не подписали и возник вопрос оплаты — какие документы проверить для взыскания задолженности.