Товар передано, але оплата не надійшла або залишилася частковою. Перед підготовкою вимоги про оплату варто зібрати матеріали, які допоможуть відповісти на три запитання: що саме отримав покупець, коли він мав розрахуватися та яка сума залишається несплаченою. Нижче — практичний перелік для керівника компанії або ФОП. Такий пакет допоможе підготуватися до претензійної роботи або стягнення дебіторської заборгованості з урахуванням умов конкретної поставки.
1. Договір і домовленості щодо конкретної поставки
Підготуйте договір з усіма додатками, специфікаціями та додатковими угодами. Якщо замовлення погоджували окремо, додайте відповідні заявки й листування.
Для аналізу важливо знайти:
- хто є постачальником і покупцем;
- який товар, у якій кількості та за якою ціною замовляли;
- як оформлюється передача товару;
- від якої події залежить оплата та які документи потрібно передати покупцеві;
- чи змінювали сторони строки, ціну або порядок розрахунків.
Наприклад, умови «оплата після отримання товару» та «оплата після отримання товару і визначеного комплекту документів» потребують перевірки різних обставин. Тому дату прострочення не варто визначати лише за датою рахунку.
Якщо окремого підписаного договору немає, одразу повідомте про це адвоката й надайте ті матеріали, у яких зафіксовані домовленості: замовлення, рахунки, електронні листи, повідомлення та платежі.
2. Документи передачі й отримання товару
Зберіть видаткові накладні, акти приймання-передачі, товарно-транспортні документи та підтвердження перевізника — залежно від того, як відбувалася поставка. Додайте документи або відомості про особу, яка отримувала товар від покупця, якщо вони є.
Перевірте, чи можна зіставити ці матеріали з конкретним замовленням: за найменуванням і кількістю товару, датою, ціною та учасниками операції. Вимоги до оформлення первинних документів визначає Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", зокрема стаття 9.
Якщо підпис на накладній відсутній або покупець заперечує отримання товару, не приховуйте цю обставину. Для первинного аналізу зберіть також листування про доставку, підтвердження відправлення, повідомлення про отримання, повернення чи використання товару.
У постанові Верховного Суду від 14 січня 2026 року у справі № 922/4558/24 суд залишив без змін рішення про стягнення заборгованості. Суди врахували підписані видаткові накладні разом з іншими доказами поставки (пункти 39, 51–56, 68 постанови). Тому висновки цієї справи потрібно співвідносити з її обставинами: вона не встановлює, що будь-яке листування достатнє для підтвердження поставки без підписаних документів.
3. Рахунки, банківські виписки та залишок до оплати
Підготуйте рахунки й виписки банку за відповідними розрахунками. Якщо покупець оплачував товар частинами, потрібні всі платежі, а не лише останній. Додайте акт звірки, якщо його складали, та зіставте його дані з документами поставки і платежами.
Зручно зробити короткий перелік за кожною поставкою:
- документ передачі, його дата та сума;
- строк оплати за погодженими умовами;
- дати й суми отриманих платежів;
- повернення, знижки або інші погоджені коригування;
- залишок, який ви вважаєте несплаченим.
Умовний приклад: товар передано на 100 000 грн, отримано 60 000 грн. До врахування інших обставин різниця становить 40 000 грн. Якщо оформлено погоджене повернення на 10 000 грн, розрахунок залишку потрібно скоригувати. Сам цей приклад не підтверджує ані прострочення, ані право на додаткові нарахування.
Основну суму варто показувати окремо від пені, процентів та інших вимог: їхні підстави й розрахунок перевіряються додатково.
4. Листування та заперечення покупця
Збережіть повідомлення про замовлення, доставку, обіцянки оплати, запропонований графік розрахунків, претензії до якості або кількості товару. Важливий увесь контекст, включно з відповідями вашої компанії.
Стаття 96 Господарського процесуального кодексу України передбачає електронні докази, зокрема повідомлення й інші цифрові дані. Для подальшої роботи збережіть оригінальні електронні файли, вкладення, дати та відомості про відправників. Скриншоти можуть допомогти швидко зорієнтуватися, але не варто обмежувати збереження матеріалів лише ними. Спосіб подання до суду визначається окремо.
5. Коротка хронологія замість пояснень з пам’яті
Достатньо однієї сторінки: коли погодили замовлення, передали товар і документи, отримали часткову оплату, почули заперечення та востаннє обговорювали розрахунок. Поруч із кожною подією зазначте документ або повідомлення, що її підтверджує.
Окремо напишіть, чого бракує. Наприклад: немає оригіналу накладної; невідомо, хто підписав отримання; у платежі зазначено інший договір; покупець посилається на повернення, яке ви не погоджували. Це допоможе визначити питання для перевірки.
З чого почати звернення до бюро
Для першого контакту коротко вкажіть, хто покупець, що й коли поставлено, яку суму не сплачено та чим покупець пояснює відсутність оплати. Додайте перелік наявних документів. Порядок передачі самих матеріалів можна погодити окремо.
Бюро може проаналізувати договір і документи виконання, перевірити розрахунок та підготувати вимогу про оплату, претензію або обґрунтовану відповідь. Якщо спір переходить до суду, підготовку процесуальних документів і представництво погоджуємо окремо. Обсяг роботи, вартість і строки визначаємо до початку виконання доручення.
Заборгованість і претензійна робота для бізнесу · Обговорити питання