Товар передан, но оплата не поступила или осталась частичной. Перед подготовкой требования об оплате стоит собрать материалы, которые помогут ответить на три вопроса: что именно получил покупатель, когда он должен был рассчитаться и какая сумма остаётся неоплаченной. Ниже — практический перечень для руководителя компании или ФОП. Такой пакет поможет подготовиться к претензионной работе или взысканию дебиторской задолженности с учётом условий конкретной поставки.

1. Договор и договорённости по конкретной поставке

Подготовьте договор со всеми приложениями, спецификациями и дополнительными соглашениями. Если заказ согласовывали отдельно, добавьте соответствующие заявки и переписку.

Для анализа важно найти:

  • кто является поставщиком и покупателем;
  • какой товар, в каком количестве и по какой цене заказывали;
  • как оформляется передача товара;
  • от какого события зависит оплата и какие документы нужно передать покупателю;
  • меняли ли стороны сроки, цену или порядок расчётов.

Например, условия «оплата после получения товара» и «оплата после получения товара и определённого комплекта документов» требуют проверки разных обстоятельств. Поэтому дату просрочки не стоит определять только по дате счёта.

Если отдельного подписанного договора нет, сразу сообщите об этом адвокату и предоставьте материалы, в которых зафиксированы договорённости: заказы, счета, электронные письма, сообщения и платежи.

2. Документы передачи и получения товара

Соберите расходные накладные, акты приёма-передачи, товарно-транспортные документы и подтверждения перевозчика — в зависимости от того, как происходила поставка. Добавьте документы или сведения о лице, которое получало товар от покупателя, если они есть.

Проверьте, можно ли сопоставить эти материалы с конкретным заказом: по наименованию и количеству товара, дате, цене и участникам операции. Требования к оформлению первичных документов: Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", статья 9.

Если подпись на накладной отсутствует или покупатель отрицает получение товара, не скрывайте это обстоятельство. Для первичного анализа соберите также переписку о доставке, подтверждения отправки, сообщения о получении, возврате или использовании товара.

В постановлении Верховного Суда от 14 января 2026 года по делу № 922/4558/24 суд оставил без изменений решения о взыскании задолженности. Суды учли подписанные расходные накладные вместе с другими доказательствами поставки (пункты 39, 51–56, 68 постановления). Поэтому выводы этого дела нужно соотносить с его обстоятельствами: оно не устанавливает, что любая переписка достаточна для подтверждения поставки без подписанных документов.

3. Счета, банковские выписки и остаток к оплате

Подготовьте счета и банковские выписки по соответствующим расчётам. Если покупатель оплачивал товар частями, нужны все платежи, а не только последний. Добавьте акт сверки, если его составляли, и сопоставьте его данные с документами поставки и платежами.

Удобно сделать короткий перечень по каждой поставке:

  • документ передачи, его дата и сумма;
  • срок оплаты по согласованным условиям;
  • даты и суммы полученных платежей;
  • возвраты, скидки или другие согласованные корректировки;
  • остаток, который вы считаете неоплаченным.

Условный пример: товар передан на 100 000 грн, получено 60 000 грн. До учёта других обстоятельств разница составляет 40 000 грн. Если оформлен согласованный возврат на 10 000 грн, расчёт остатка нужно скорректировать. Сам этот пример не подтверждает ни просрочку, ни право на дополнительные начисления.

Основную сумму стоит показывать отдельно от пени, процентов и других требований: их основания и расчёт проверяются дополнительно.

4. Переписка и возражения покупателя

Сохраните сообщения о заказе, доставке, обещаниях оплаты, предложенном графике расчётов, претензиях к качеству или количеству товара. Важен весь контекст, включая ответы вашей компании.

Электронные доказательства, включая сообщения и другие цифровые данные, предусмотрены статьёй 96 кодекса Господарський процесуальний кодекс України. Для дальнейшей работы сохраните оригинальные электронные файлы, вложения, даты и сведения об отправителях. Скриншоты могут помочь быстро сориентироваться, но не стоит ограничивать сохранение материалов только ими. Способ представления в суд определяется отдельно.

5. Краткая хронология вместо объяснений по памяти

Достаточно одной страницы: когда согласовали заказ, передали товар и документы, получили частичную оплату, услышали возражения и в последний раз обсуждали расчёт. Рядом с каждым событием укажите документ или сообщение, которое его подтверждает.

Отдельно напишите, чего не хватает. Например: нет оригинала накладной; неизвестно, кто подписал получение; в платеже указан другой договор; покупатель ссылается на возврат, который вы не согласовывали. Это поможет определить вопросы для проверки.

С чего начать обращение в бюро

Для первого контакта коротко укажите, кто покупатель, что и когда поставлено, какая сумма не оплачена и чем покупатель объясняет отсутствие оплаты. Добавьте перечень имеющихся документов. Порядок передачи самих материалов можно согласовать отдельно.

Бюро может проанализировать договор и документы исполнения, проверить расчёт и подготовить требование об оплате, претензию или обоснованный ответ. Если спор переходит в суд, подготовку процессуальных документов и представительство согласуем отдельно. Объём работы, стоимость и сроки определяем до начала выполнения поручения.

Задолженность и претензионная работа для бизнеса · Обсудить вопрос